slide
Senin, 1 September 2014
Kurs
  • #USD - 0 IDR
  • #SGD - 0 IDR
  • #HKD - 0 IDR
Bekasi Hari Ini weather Mostly Cloudy
31 °C
Bekasi Besok weather Hujan besar
24-28 °C
fb tw tw

KEGIATAN THN 2011 : PEMBINAAN DAN PENATAAN ARSIP SKPD


 

Kegiatan Pembinaan dan Penataan Kearsipan dilaksanakan mulai tanggal 13 Juni s/d 23 Juli 2011, pada 5 SKPD yang meliputi Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA), Dinas Pemuda, Olah Raga, Kebudayaan, dan Pariwisata (DISPORBUDPAR), Dinas Pertamanan, Pemakaman, dan Penerangan Jalan Umum (DPPPJU), Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi (DISPERINDAGKOP), Dinas Pendidikan Kota Bekasi (DISDIK). Adapun sasaran pembinaan adalah Sekretaris/ Bagian Tata Usaha, dan Petugas Pengelola Arsip serta para Pelaku Kearsipan lainnya sebagai pendukung pelaksanaan pengelolaan.
Tim Pelaksana Kegiatan terdiri dari Arsiparis Provinsi Jawa Barat, Pengelola Arsip dari Kantor Arsip Kota Bekasi, Kasubag Umum dan Kepegawaian masing-masing SKPD.
Materi pembinaan dan penataan arsip terdiri dari penilaian, pemilahan, pemusnahan, dan penataan arsip di masing-masing SKPD yang meliputi :
-          Identifikasi/Penilaian terhadap :
a.       Arsip
b.      Non Arsip
-          Hasil Identifikasi/Pemilahan :
a.       Arsip
Diadakan rekontruksi/pengelompokkan, pemberkasan perbidang/SKPD, pertahun dan permasalahan ( Keuangan, Kepegawaian dan Tupoksi terkait, serta sub masalah ( isi informasi arsip ).
b.      Non Arsip
Berupa blangko, Map/Amplop langsung musnah, sedangkan naskah dinas yang tidak memiliki nilai guna dapat dimusnahkan setelah terlebih dahulu dibuat daftar usul musnah non arsip.
c.       Pencatatan Informasi Ringkas Arsip pada Kartu Pembantu dan Daftar Arsip.
Setelah dilakukan penilaian, pemilahan, dan pengelompokan, maka guna keperluan penataan dan penilaian arsip dibuat daftar arsip perbidang dan jumlah boxnya.
Untuk lebih jelasnya kami sampaikan laporan hasil Pembinaan dan Penataan dari masing-masing SKPD sebagai berikut :
 
1.      Badan Perencanaan Pembangunan Daerah ( BAPPEDA )
Dilaksanakan  mulai tanggal 13 s/d 17 Juni 2011, arsip yang ditata terdiri dari arsip–arsip bidang dan tata usaha yang berada pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kota Bekasi. Pada umumnya arsip belum tertata dengan baik dan masih tercampur, belum diklasifikasi berdasarkan bulan dan permasalahan. Setelah dilakukan penataan selama 1 minggu ( itupun waktu yg diberikan dirasa kurang sehingga masih banyak arsip yg belum sempat tertata, diharapkan kepada dinas terkait dpt meneruskan penataan sesuai pembinaan yg telah diberikan ) kegiatan ini diakhiri dengan harapan dapat bermanfaat terutama dalam hal penyimpanan dan penemuan kembali arsip. 
2.      Dinas Pemuda, Olah Raga, Kebudayaan dan Kepariwisataan ( DISPORBUDPAR )
Dilaksanakan mulai tanggal 20 s/d 24 Juni 2011 dengan kondisi arsip yang masih kurang tertata dengan baik, masih tercampur dan tersimpan dalam besek dan kardus. Sama halnya dengan kegiatan di Bappeda di sini pun belum semua arsip yg ditata sehi kami sarankan kepada Pengelola Arsip Dinas agar melanjutkan kegiatan penataan arsip.
 
3.      Dinas Pertamanan, Pemakaman dan Penerangan Jalan Umum ( DPPPJU )
Dilaksanakan mulai tanggal 04 s/d 08 Juli 2011 dengan kondisi arsip yang masih kurang tertata dengan baik, masih tercampur dalam besek dan kardus. Arsip dipilah, dinilai, ditata, kemudian dibuat daftar dan dikelompokkan dalam 3 kelompok yaitu :
-                                                                            Sekretariat
-                                                                            Bidang Kebersihan/ pertamanan
-                                                                            Bidang Pemakaman
Arsip yang telah didaftar kemudian dibuat pertelaannya sebanyak 105 box, selanjutnya yang belum didaftar serta dibuat pertelaannya kami sarankan agar pengelola arsip DPPPJU untuk menyelesaikannya.
 
4.      Dinas Perindustrian, Perdagangan dan Koperasi (DISPERINDAGKOP)
Dilaksanakan mulai tanggal 10 s/d 15 Juli 2011 dengan kondisi arsip yang masih kurang tertata dengan baik dan masih tersimpan di beberapa tempat.  Arsip dikumpulkan untuk dipilah dan ditata serta dikelompokkan menjadi 7 kelompok besar, yaitu :
-                                                                            Sekretariat
-                                                                            Bidang Perdagangan
-                                                                            Bidang Koperasi
-                                                                            Bidang UMKM
-                                                                            Bidang Industri
-                                                                            UPTD Promosi
-                                                                            UPTD Perlindungan Konsumen
 
5.      Dinas Pendidikan Kota Bekasi (DISDIK)
Dilaksanakan mulai tanggal 18 s/d 22 Juli 2011 dengan kondisi arsip yang tidak teratur dan tersimpan dalam sebuah ruangan. Cara pemilahan arsip dipisah permasalah dan pertahun yakni :
-                                                                            Tahun 2005, terdiri atas 1 box;
-                                                                            Tahun 2006, terdiri atas 3 box;
-                                                                            Tahun 2007, terdiri atas 24 box;
-                                                                            Tahun 2008, terdiri atas 88 box;
-                                                                            Tahun 2009, terdiri atas 153 box;
-                                                                            Tahun 2010, terdiri atas 19 box;
-                                                                            Tahun 2011, terdiri atas 12 box.
Jumlah keseluruhan mencapai 300 box, disamping arsip yang sudah dipilah, ditata didaftar dan dibuat pertelaannya, masih ada arsip yang belum tersentuh dan tertata di ruang record center.
 
 
A.                 KESIMPULAN
Dengan terlaksananya kegiatan Pembinaan dan Penataan di 5 (lima) SKPD dapat disimpulkan sebagai berikut :
-          Di setiap SKPD belum tersedianya ruang arsip yang dapat menyimpan arsip dinamis aktif, selama ini arsip tersimpan di filling cabinet dan lemari kayu, yang tidak terawat dengan baik.
-          Penataan di masing-masing SKPD hanya dilakukan sampai daftar arsip, karena keterbatasan rak arsip.
-          Kondisi arsip di masing-masing SKPD sebagian besar belum dilaksanakan penataan dan masih tercampur, bahkan ada yang belum memiliki ruangan.
-          Dalam penataan arsip in aktif belum semua SKPD melaksanakan pemilahan dan penyimpanan arsip berdasarkan klasifikasi, hal ini disebabkan karena faktor sarana dan prasarana.
-          Kurangnya pemahaman para pelaku kerasipan baik dari unsur pimpinan maupun para petugas pengelola arsip.
-          Kurangnya sarana dan prasarana pengelolaan kearsipan terutama belum tersedianya tempat/ ruangan penyimpanan arsip.
 
B.                 SARAN
Adapun saran-saran yang dapat kami sampaikan demi terlaksananya pengelolaan kearsipan yang baik dan mempermudah penemuan kembali arsip adalah sebagai berikut :
-          Perlu adanya peningkatan pengetahuan dan pemahaman tentang Kearsipan baik unsur Pimpinan maupun Staf melalui sosialisasi ataupun pelatihan kearsipan.
-          Adanya kepedulian pimpinan baik dalam penyediaan sarana kearsipan khususnya penyediaan ruang tempat penyimpanan arsip, maupun memberikan motivasi kepada bawahannya.
-          Perlu segera membuat edaran Walikota untuk pengadaan record center ke masing-masing SKPD, sebagai langkah penyelamatan arsip-arsip in aktif yang mempunyai Jadwal Retensi Arsip kurang dari 10 tahun.

 

KEGIATAN THN 2011 : PEMBINAAN DAN PENATAAN ARSIP SKPD
slide

slide

slide

slide

slide

slide

slide

slide

slide

slide

slide

TERJEMAHKAN




create gmail accountgmail sign inwww.gmail.comgmail sign in